Gestion des commandes de droits à enregistrer

Les numéros d’inserts sont générés par les fournisseurs eux-mêmes. Lorsqu’ils ont enregistré la commande d’un vétérinaire, ils nous transmettent le fichier concerné des identifications qui lui seront envoyées.

L’importation des fichiers fournisseurs dans notre base de données se fait via un portail informatique.

Les deux fournisseurs agrémentés à délivrer des inserts français sont : SAPV et VETHICA.

Il y a deux principaux types de commandes : via le web ou par courrier.

Les commandes WEB

Les vétérinaires/tatoueurs ont la possibilité d’effectuer leurs commandes de droits à enregistrer (inserts et/ou tatouages) via leur espace personnel sur notre site internet www.i-cad.fr.

Le paiement ne peut être effectué que des règlements par carte bancaire. Le paiement par chèque se fait uniquement à réception d’un bon de commande par courrier.

Les commandes WEB se génèrent et se facturent en automatique depuis le site internet.

Pour la mise en service des identifications inserts, si les numéros sont déjà visibles sur l’espace du vétérinaire, le vétérinaire peut se les attribuer dès la fin de la validation de sa commande afin qu’ils soient disponibles à l’enregistrement sans délais d’attente.

Pour rattacher les inserts commandés chez le fournisseur aux droits commandés chez I-CAD, le service ADV procède à l’importation des fichiers fabricants. C’est une manipulation informatique qui permet de récupérer tous les numéros d’identification par numéro ordinal et de les mettre « en attente » de rapprochement de nos commandes de droits.

Lorsque l’importation est effectuée, l’ADV réalise l’affectation automatique. Cela consiste à rapprocher les numéros d’inserts aux droits à enregistrer commandés.

Le nombre de droits commandés ne correspond pas obligatoirement au nombre d’inserts. Le vétérinaire gère son stock comme bon lui semble.

Enfin, la dernière étape pour rendre les identifications disponibles à l’enregistrement et l’envoi « mailing » ou en préparation d’édition.

Le mailing est une notification par mail avec la liste des identifications et la facture en pièce jointe

En effet, pour le format dématérialisé, ce n’est qu’après l’envoi d’un mail que les enregistrements peuvent être effectués. Et pour le format papier, ce n’est qu’après l’édition « physique » des certificats par le service courrier.

Bon à savoir : La sélection du format papier donne également droits à l’enregistrement en dématérialisé.

Pour les tatouages, ceux-ci sont disponibles à la finalisation de sa commande.

Les bons de commande par courrier

Une commande de droits à enregistrer ou de certificats provisoires pour inserts/tatouages doit être enregistrée selon le bon de commande reçu au sein du service. Ces derniers arrivent par courrier à I-CAD, ils doivent être dûment remplis, signés et accompagnés d’un règlement par chèque bancaire.

Après la saisie des commandes, I-CAD procède à la facturation. Vient ensuite de nouveau les étapes d’importation, affectation et envoi mailing, décrite précedemment dans le paragraphe commande web.

Annulation de commande

L’ultime étape dans la gestion des commandes I-CAD est le traitement des commandes spécifiques comportant des erreurs ou donnant lieux à des litiges. En effet, une commande peut être erronée, superflue ou contenir des numéros d’inserts inexacts en raison d’un mauvais enregistrement ou par l’erreur du commandeur. Dans ce cas il faut procéder à l’annulation de la commande et faire un avoir sur la facture (s’il y en a une de générée), voir effectuer un remboursement ou l’enregistrement d’une nouvelle commande. Cela est à convenir avec le client.

Attention, pour qu’une commande papier soit annulée, I-CAD doit impérativement récupérer les certificats ou bien s’assurer qu’ils sont détruits.